以前：資料が個人とともに動く
- 図面の複数バージョンがPC・チャットグループ・USBメモリに同時存在
- 現場はファイルを受け取ったあと、最新版かどうか電話で確認する
- 対外送信する契約書の受取人と有効期限が個人の記憶頼みで管理される
- 従業員の退職後、アカウント・ファイル・変更履歴の引き継ぎが難しい
企業ファイル・ナレッジセンター画面イメージ・すべてテストデータです・実際のファイルには接続していません
部門ディレクトリ許可済み
技術 / 品質 / 購買
ロールに応じてディレクトリ権限を継承
履歴バージョン遡及確認可
改訂記録を保持
復元前にバージョンと変更内容を照合
外部共有承認が必要
有効期限とダウンロード権限
正式なポリシーはプロジェクトで設定
最近更新されたファイル
デモファイルが4件見つかりました| ファイル名 | 担当者 | 更新時刻 | 権限 | 操作 |
|---|---|---|---|---|
| フランジ座-組立図-V3.dwg | 技術部 | 本日 10:24 | 部門内のみ表示可 | |
| 受入検査規格-SOP-017.pdf | 品質部 | 11月04日 | 全工場閲覧専用 | |
| 外注購買契約書-0142.pdf | 購買部 | 本日 08:55 | 指定メンバー | |
| 設備段替え作業標準書 | 生産部 | 11月03日 | 現場閲覧専用 |
ファイルの履歴バージョン
これはバージョン記録のイメージです。正式な復元操作では、ファイルが開けること・バージョンが正しいことを検証し、使用中のファイルを上書きしないようにします。
画面の操作は現在のページ内でシミュレーション結果を表示するだけです。お客様のファイルの読み取り・アップロード・変更は行いません。
BEFORE / AFTER
「ファイルを保存した」から「見つけられ、正しく確認でき、回収できる」へ
以後：ディレクトリ・権限・バージョンにルールができる
- 部門とプロジェクト別に統一ディレクトリと命名規約を整備
- 検索・履歴バージョン・閲覧専用権限がファイルの照合を助ける
- 外部共有の承認・有効期限・ダウンロード権限は検収可能
- 退職者アカウントの回収と資料の引き継ぎが標準フローに組み込まれる
DELIVERY BOUNDARY
含まれるもの・別途評価が必要なもの
以下は提案する納品構成であり、すべてのバージョンが元から全機能をもつことを示すものではありません。正式な実施は選定したバージョン・コンポーネント・技術協定を基準とします。
基本導入範囲に含められる項目
- Nextcloudの導入・ストレージと基本セキュリティ設定
- 部門ディレクトリ・ロール権限とアカウント設定
- 約定範囲内のファイルとSOP資料の移行
- BookStackのナレッジ分類と編集権限
- 検索・履歴バージョン・退職者回収の研修
個別検証または追加構成が必要な項目
- オンラインドキュメント編集・プレビューコンポーネントのフォーマット互換性
- 複雑な対外送信承認・透かしとダウンロード制御
- 大量の過去ファイルの重複排除・クレンジングと自動分類
- ERP・PLMまたは統一IDプラットフォームとのインターフェース
- 大容量ファイル同期・拠点間アクセスと容量拡張
ACCEPTANCE
4つの実際のアクションで検収する
実際の図面1枚でディレクトリ・検索・開く権限を検証します。
隔離した場所に復元し、バージョンとファイルの可読性を確認します。
現場・技術・外注の各アカウントで権限を確認します。
アカウントを無効化して資料を残し、管理者の監査記録を照合します。