EXAMPLE 01 / FILES & KNOWLEDGE

Tệp không còn nằm rải rác trong
máy tính cá nhân và nhóm chat

Đưa bản vẽ, hợp đồng, SOP và hướng dẫn thao tác vào hệ thống tệp và tri thức thống nhất. Bên dưới có thể tìm kiếm thật tệp demo, xem phiên bản lịch sử, tìm hiểu phân quyền và bàn giao tài liệu nghiệm thu thế nào.

插画示意:图纸、文件夹、SOP 手册、版本记录与权限保护组成的文件管理场景
Minh họa kịch bản · không phải giao diện thật hoặc hiện trường khách hàng
Trung tâm tệp và tri thức doanh nghiệpGiao diện minh họa · toàn bộ dữ liệu là dữ liệu thử nghiệm · không kết nối tệp thật
Bàn làm việc doanh nghiệp Orpaon / Trung tâm tệp
Phòng Kỹ thuật · tài khoản minh họaDEMO

Kho tệp kỹ thuật

Bản vẽ, tiêu chuẩn kiểm tra và hợp đồng truy cập theo ủy quyền phòng ban

Danh mục phòng banĐã ủy quyền

Kỹ thuật / Chất lượng / Mua hàng

Kế thừa quyền danh mục theo vai trò

Phiên bản lịch sửTra cứu lại được

Lưu hồ sơ chỉnh sửa

Trước khi khôi phục đối chiếu phiên bản và ghi chú sửa đổi

Chia sẻ ra ngoàiCần phê duyệt

Thời hạn và quyền tải xuống

Chính sách chính thức cấu hình theo dự án

Tệp cập nhật gần đây

Tìm thấy 4 tệp minh họa
Tên tệpNgười phụ tráchThời gian cập nhậtPhân quyềnThao tác
BanVeLapRap-DeFlang-V3.dwgPhòng Kỹ thuậtHôm nay 10:24Hiện trong phòng ban
KiemTraNguyenLieu-SOP-017.pdfPhòng Chất lượng04/11Chỉ đọc toàn nhà máy
HopDongMuaGiaCongNgoai-0142.pdfPhòng Mua hàngHôm nay 08:55Thành viên chỉ định
Hướng dẫn thao tác đổi khuônPhòng Sản xuất03/11Chỉ đọc tại xưởng

Thao tác trên giao diện chỉ hiển thị kết quả mô phỏng trong trang hiện tại; không đọc, tải lên hay sửa tệp của bạn.

BEFORE / AFTER

Từ “tệp từng lưu” đến “tìm ra được, xem đúng được, thu lại được”

Trước đây: tài liệu đi theo từng cá nhân

  • Bản vẽ cùng lúc có nhiều phiên bản trong máy tính, nhóm chat và USB
  • Xưởng nhận tệp xong còn phải gọi điện xác nhận có phải bản mới nhất
  • Hợp đồng phát ra ngoài dựa vào trí nhớ cá nhân kiểm soát người nhận và thời hạn
  • Nhân viên nghỉ việc xong, tài khoản, tệp và lịch sử sửa đổi khó bàn giao

Sau này: danh mục, phân quyền và phiên bản đều có quy tắc

  • Lập danh mục và quy ước đặt tên thống nhất theo phòng ban và dự án
  • Tìm kiếm, phiên bản lịch sử và quyền chỉ đọc hỗ trợ đối chiếu tệp
  • Phê duyệt, thời hạn và quyền tải của chia sẻ ra ngoài nghiệm thu được
  • Thu hồi tài khoản nghỉ việc và bàn giao tài liệu đi vào quy trình chuẩn
DELIVERY BOUNDARY

Cái gì đã gồm sẵn, cái gì cần đánh giá riêng

Phần dưới là cấu trúc triển khai gợi ý, không đại diện mọi phiên bản đều sẵn có đủ chức năng; triển khai chính thức lấy phiên bản, thành phần và thỏa thuận kỹ thuật đã chọn làm chuẩn.

Có thể nằm trong phạm vi triển khai cơ bản

  • Triển khai Nextcloud, lưu trữ và cài đặt bảo mật cơ bản
  • Danh mục phòng ban, phân quyền vai trò và cấu hình tài khoản
  • Chuyển tệp và tài liệu SOP trong phạm vi thỏa thuận
  • Phân loại tri thức và quyền soạn thảo BookStack
  • Đào tạo tìm kiếm, phiên bản lịch sử và thu hồi sau nghỉ việc

Cần kiểm chứng riêng hoặc bổ sung cấu hình

  • Tính tương thích định dạng của thành phần soạn thảo và xem trước tài liệu trực tuyến
  • Phê duyệt phát hành phức tạp, đóng dấu nước và kiểm soát tải xuống
  • Khử trùng lặp, làm sạch và phân loại tự động lượng lớn tệp lịch sử
  • Giao diện kết nối với ERP, PLM hoặc nền tảng danh tính thống nhất
  • Đồng bộ tệp lớn, truy cập đa địa vực và mở rộng dung lượng
ACCEPTANCE

Nghiệm thu bằng bốn thao tác thực tế

Tìm ra tệp theo từ khóa

Dùng một bản vẽ thực tế kiểm chứng danh mục, tìm kiếm và quyền mở tệp.

Đối chiếu và khôi phục phiên bản lịch sử

Khôi phục ở vị trí cách ly, xác nhận phiên bản và tính đọc được của tệp.

Kiểm chứng truy cập vượt quyền bị chặn

Lần lượt dùng tài khoản xưởng, kỹ thuật và gia công ngoài kiểm tra phân quyền.

Hoàn tất một lần bàn giao sau nghỉ việc

Thu hồi tài khoản, giữ lại tài liệu, và đối chiếu hồ sơ kiểm toán của quản trị viên.

Ví dụ tiếp theo

Phiếu công việc sản xuất và kiểm tra thiết bị định kỳ

Bắt đầu từ một phiếu công việc, một lần kiểm tra định kỳ, để ghi chép tại xưởng thực sự luân chuyển.

Xem tiếp